Una de las actividades principales que todo Gerente o Directivo de una organización no puede pasar por alto es la Planificación de control de gastos, todo esto siempre con miras en los objetivos generales de la empresa.
Cuando hablamos de planificar los gastos no necesariamente estamos haciendo referencia a una disminución en el uso de los mismos, de hecho hablamos de un aprovechamiento al máximo y considerando que son limitados. Los beneficios que se buscan tiene que ser considerados metas y debido a esto los recursos deben ser suficientes para apoyar todas las actividades de operación esenciales para el logro de los mismos.
Los gastos deben ser planeados no en el corto plazo, sino que por el contrario deben ser parte de un plan mucho más grande considerando los efectos sobre los beneficios, debemos incluir equipo, infraestructura, capacitación etc.
El control de gastos debe ligarse con:
- Futuras metas y operaciones planificadas
- Las responsabilidades organizacionales, la esencia del control de gastos es el concepto de un estándar; esto es, el importe máximo de un gasto bajo un grupo dado de condiciones.
Al planificar nuestros gastos debemos entender perfectamente dos conceptos importantes, el primero es el costo, para fines contables el costo se refiere a un “desembolso que se registrará de forma total como un activo” y se convierte en un gasto cuando “en un futuro nos arroja beneficios”, una cuenta de costo es una cuenta de activo.
El gasto es entonces definido como un desembolso consumido corrientemente, o como un costo que ya “ha rendido su beneficio.
Para fines de la contabilidad administrativa, estos términos no se definen con tal rigidez, pues «a veces se utilizan para significar un activo y en otras ocasiones un gasto.»
Los costos se clasifican por áreas de responsabilidad y el control se ejerce a través de las mismas estos deben ser planeados.
FACEL CONTROL DE GASTOS es un servicio Software as a Service (SaaS), mediante un Portal Web su organización automatizará todo el proceso de recepción, validación y autorización de gastos en base a las facturas electrónicas originadas a partir de un gasto por una área o empleado especifico.
Nuestra solución controla el flujo completo desde la creación de la cuenta de gastos hasta el registro contable directamente en el sistema Oracle eBusiness Suite u Oracle Financial Cloud
• Recepción de Comprobantes por un portal web accesible para los colaboradores
• Validación automática bajo criterios del SAT (anexo 20) y reglas de negocio
• Notificación automática de validez o invalidez de comprobantes
• Validación de cada factura contra el presupuesto de gasto
• Aprobación o rechazo de gastos por un administrador
• Proceso programable de carga de registros a Oracle
• Un solo repositorio de facturas electrónicas para su resguardo seguro y consulta